资产管理

场地、设备配置与管理程序

时间:2017-12-05 15:47:56  作者:  点击:

1.    目的

通过对场地、设施和设备的配置、维护保养、保用和管理过程的控制,以提高场地和设施设备使用效益,保证教学和培训所需的场地、设施和设备符合规定要求并保持可用状态。

2.    范围

适用于学校内所有教学场所、教学、办公仪器设备及耗材的购置、租用、使用、管理。

3.    职责

3.1   后勤产业处负责全校教学场所、仪器、设备的造册登记和清点;负责全校物资采购计划的制订和实施、使用管理;指导学校各部门(处室、学院)的物资管理工作。

3.2   各学院负责各学院做好下属各教室、实训室教学仪器设备的管理工作,制订专业实训室管理规定(含设备管理和维护规定)、制订本学院实验室管理员职责,检查教学仪器设备的使用和管理情况;

3.3   教务处做好教室、实验实训室、多媒体教室教学设备资源的分配及协调,负责教学场所建设方案的评审;信息中心做好全校多媒体教室内多媒体设备的检修与维护工作。

3.4   各部门负责编报部门物资的需求计划,在后勤产业处指导下建立本部门资产二级台账。

3.5   各部门指定专人负责本部门物资管理工作,具体工作职责:

1)做好本部门所需物资申报工作;

2)认真办理物资出库、安装、使用和维修等管理工作,确保在用物资完好率;

3)及时处理账务、核对账、物,确保账、物、卡相符;

4)及时办理物资维修、转移、报废等手续。

3.6   计财处根据政府采购相关规定,负责向上申报年度物资采购计划。

3.7   分管后勤校领导负责年度物资采购计划的审核,校长办公会议负责年度物资采购计划的审批。

4.    工作程序

4.1   教学场地和设施的建设和配置

4.1.2 各教学单位根据学年教学需要,于每年6月,编制下一学年“教学场地、设施需求计划”,主要包括新增建设(租用)项目、新增调拨需求、教学场所功能调整等内容。汇总到教务处。

4.1.3 教务处组织相关专家对全校的教学场地和设施的需求计划进行论证,形成场地配置的初步方案。

4.1.4 教务处根据专家评审意见、专业建设需要和总体规划要求,确定下一学年教学场地和设施投资建设规模、重点建设项目、租用项目、资金来源与预算等,经分管校领导审核,报校长办公会议批准后实施。主要考虑上级主管机关的要求、专业设置、培养规模等因素,以保证教学场地和设施的更新及补充满足教学和培训发展的需要。

4.1.5  各学院根据批准的教学场地和设施需求计划,对教学场所做出调整。对于新建项目,成立项目小组,确定项目负责人,编制“项目建设方案”,提交教务处进行论证。

4.1.6  教务处组织专家对建设项目进行论证,是否满足校长办公会议批准的需求计划和经费预算,通过论证后经分管校领导批准,即交后勤产业处进入招投标或采购流程。

4.1.7  因各种原因临时出现的场地和设施建设需求,根据上述流程操作。

4.2    教学场地和设施的使用和管理

4.1.1  后勤产业处按一定的管理规则,对学校教学行政用房造册登记,并设定建筑或场地的功能。教室和实训场地由教务处统一调拨给各教学单位。

4.2.2  各教学单位负责本单位所属的教学场地、设施的日常使用和管理,建立二级台账。

4.2.3  教务处于每学期期中对各教学单位教室、实验实训室的使用情况和仪器设备的运行情况进行抽查。

4.2.4  每年年底,各教学单位提交教室、实验实训室的使用率统计,教务处负责审核并公布。

4.3    教学场地和设施的维护保养

4.3.1  信息中心定期对多媒体教室及信息化教学设施和设备进行维护保养。

4.3.2  体艺中心根据有关规定对体育馆、田径场、游泳池等教学场所、设备和设施进行维护保养。

4.3.3  各学院做好实验实训室及相关仪器设备的日常维护与管理,做好实验实训室记录。

4.4    租用场地、设施的评估与使用

4.5.1  当校内教学场地和设施不能满足教学和培训需要时,学校可向外租用相关场地和设施设备,以满足教学和培训的需要。

4.5.2  由使用租用场地和设施部门提出租用的可行性和必要性方案,经教务处论证后交校长办公会议批准,后勤产业处会同教务处和需求部门及相关专家(必要时邀请教学和培训主管机关人员参加)通过实地考察评估,确定租用的教学场地和设施。

4.5.3  由后勤产业处与出租方进行租用商谈或招投标流程,形成教学场地、设施和设备租用合同,经双方代表签字盖章后,租用合同生效。

4.5.4  后勤产业处登记后交教务处调配。

4.2     仪器设备采购程序

 

 

图1  物资采购与管理程序

4.2.1   各部门编制物资购置申请,填写仪器设备购置计划表》,对政府采购项目进行区分,报经分管校领导审批后送后勤产业处。

4.2.2   后勤产业处汇总各部门新增物资购置计划,编制年度学校物资采购总计划,计财处对政府采购物资项目进行核定,协调各部门需求及经费、预算,再返回后勤产业处,经分管校领导审核后报院长办公会议审批。

4.2.3   后勤产业处按照院长办公会议批准的学年度学校物资采购计划,按时组织各部门做好物资采购,临时增加的物资采购计划按照院长办公会议通知执行。

4.2.4   仪器设备的采购应由使用部门按照办公会议批准的计划和实际需要向后勤产业处提出申请并填写《仪器设备购置申请》,同意后按照《招投标工作程序》有关要求进入招投标或采购流程。教学类仪器设备的购置,采用《教学仪器设备购置申请单》。

4.2.5   低值易耗品与教学耗材的采购与管理由各单位、各部门自行组织,后勤产业处负责对供应商进行确定,并将供应商家名单进行网上公布。各单位各部门做好低值易耗品管理台帐。大宗办公用品如需后勤产业处统一采购,应提前通知。

4.3     仪器设备的使用管理

4.3.1   后勤产业处组织使用部门或管理部门物资管理员及相关技术人员做好物资验收工作,合格后办理移交手续。对贵重精密仪器设备、大宗物资须填写《仪器设备验收单》。政府采购的仪器设备等还须填写《政府采购验收单》。

4.3.2   后勤产业处、使用部门分别对固定资产办理出入库手续,登记入帐。

4.3.3   各部门编制仪器设备维修计划和仪器设备报废申请,经分管校领导审批后报后勤产业处,后勤产业处汇总后报主管校领导,院长办公会议批准后后勤产业处组织做好仪器设备的维修(保养)和报废及残值处理工作。并填写《仪器设备维修计划》《仪器设备报废单》。

4.3.4   教学、办公设备的管理实行谁使用谁管理的原则,以教室、实训室、办公室为单位配置,各部门各单位对各自区域内的教学、办公设备进行管理。

4.2.1  资产产业处负责学校教学设施和设备固定资产日常账务管理,每年对教学设备进行清点核对,更新设备标签。

4.2.5  每年年底,后勤产业处会同教务处对合同执行情况组织检查。

4.2.12  资产产业处会同财务处、教务处每三年对全校教学设施和设备进行一次全面清查,建立清查档案。

4.4     物资转移

4.4.1   物资转移要办理移交手续,交接双方参加,由后勤产业处监交。

4.4.2   物资管理人员岗位变动由各部门组织交接,要核对账、物,账、物相符后办理交接手续,并将交接手续报后勤产业处备案。

4.4.3   在用物资原则上不外借,如有特殊情况需经学校分管副院长同意并由各部门办理外借手续。

4.3.4   教学、办公设备的管理实行谁使用谁管理的原则,以教室、实训室、办公室为单位配置,各部门各单位对各自区域内的教学、办公设备进行管理。

4.5     资料管理

4.5.1   仪器设备资料保存至物资报废,账册永久保存。

4.5.2   贵重仪器设备原始资料归档,仪器设备资料及贵重仪器设备资料复印件由后勤产业处统一保存。

4.6     设备租用

4.6.1   必须从院外租用设备时,租用部门根据实际需要经分管副院长批准,与出租方签订租用协议。租用设备部门自行按照设备租用协议要求派专人对设备进行检查、维护和管理。

4.6.2   租用设备部门应每年度对出租方按《对供方的评价程序》进行评估,以供下年度的设备租用时参考。


 

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